مگر چک لیست هم نیاز به معرفی دارد؟
آیا کسی هست که چک لیست را نشناسد یا اهمیت چک لیست را انکار کند؟
همه‌ی ما چک لیست را می‌شناسیم و انواع چک لیست را در محیط کار و زندگی شخصی خود مورد استفاده قرار می‌دهیم.
اما مسئله این‌جاست که چک لیست را اتفاقاً همان جایی که بیشترین کاربرد را دارد، کنار می‌گذاریم و جدی نمی‌گیریم.
چک لیست می‌تواند در مدیریت پروژه، در مدیریت زمان و بهبود نظم شخصی، در تولید محتوا و هر کار دیگری که جزئیات متعدد دارد، دستیار ارزشمند ما و تیم‌مان باشد.
در این درس، ابتدا با هم یک داستان کوتاه را می‌خوانیم و سپس به سراغ تهیه چک لیست و انواع چک لیست و بحث‌های دیگر خواهیم رفت.
اهمیت چک لیست را دست‌ِ‌کم نگیریم
چک لیست آن‌قدر ساده است که نه می‌توان درباره‌ی نخستین استفاده از آن صحبت کرد و نه می‌توان اختراعش را به فرد یا سازمان مشخصی نسبت داد.
در عین حال، اگر بخواهید به دنبال مواردی بگردید که استفاده نکردن از چک لیست، هزینه‌های بزرگ ایجاد کرده، دست‌خالی نمی‌مانید و به سادگی می‌توانید نمونه‌های آموزنده‌ی فراوانی پیدا کنید.
چک لیست چیست؟
چک لیست، فهرستی از نکات، سوال‌ها، فعالیت‌ها یا ویژگی‌ها است که یک فعالیت را به کارهایی خُردتر و کوچک‌تر تقسیم می‌کند.
هدف از استفاده از چک لیست این است که مطمئن شویم هیچ‌یک از جزئیات یک فعالیت، فراموش نشده و به شکل استاندارد و با ترتیب درست و منطقی، انجام شده است.
چک لیست می‌تواند کاربردهای بسیار متنوعی داشته باشد که از جمله‌ی آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
چک لیست به عنوان راهنمای انجام کار
چک لیست مدارک مورد نیاز که توسط سازمان‌ها در اختیار مراجعین قرار می‌گیرد، نمونه‌ای از چک‌لیست‌های راهنمای انجام کار است.
چک لیستی که در ابتدای این درس هم درباره‌ی بوئینگ مورد اشاره قرار گرفت، در همین دسته قرار می‌گیرد.
چک لیست به عنوان ابزاری برای کنترل کیفیت
یک کارخانه‌ی خودروسازی، ممکن است با استفاده از چک لیست، مطمئن شود که همه‌ی آزمون‌ها و کنترل‌های لازم پس از تولید، بر روی خودروهایش انجام شده است.
یک تولیدکننده‌ی محتوا، پس از تنظیم کامل یک نوشته یا کلیپ، ممکن است قبل از نشر آن، با استفاده از یک چک لیست، مطمئن شود مشکل یا ضعفی در کارش وجود ندارد.
ابزاری مشورتی برای اطمینان از نگاه همه‌جانبه به یک فعالیت
به عنوان مثال، ممکن است شما خود در زمینه‌ی طراحی کارت ویزیت، تجربه‌های متعددی داشته باشید.
اما وقتی می‌خواهید یک کارت ویزیت بسیار حرفه‌ای برای خودتان تهیه کنید، با استفاده از یک چک لیست، مطمئن شوید که همه‌ی جنبه‌های مهم در طراحی و انتخاب کارت ویزیت را لحاظ کرده‌اید.
چرا از چک لیست استفاده می‌شود؟
استفاده از چک لیست نتایج متعددی دارد که از جمله آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
استانداردسازی
با استفاده از چک لیست، مطمئن می‌شوید که هر فعالیتی، مستقل از این‌که توسط چه کسی انجام شود، به شکل یکسانی انجام خواهد شد.
البته هم‌چنان ممکن است افراد مختلف، در اجرای بندهای مختلف چک لیست، تفاوت‌ها و حتی خطاهایی داشته باشند. اما به هر حال، چارچوب کلی فعالیت، یکسان خواهد بود.
بنابراین وقتی افراد در یک مجموعه جابجا می‌شوند یا در شیفت‌های مختلف یک فعالیت یکسان را انجام می‌دهند، خروجی فعالیت‌شان یکنواخت‌تر خواهد بود.
حتی اگر خود شما یک فعالیت را چند بار تکرار کنید، با استفاده از چک لیست مطمئن خواهید بود که خروجی شما همواره مشابه یا یکسان باقی خواهد ماند.
افزایش ایمنی
همان‌طور که در مثال ابتدای درس مطرح شد، افزایش ایمنی یکی دیگر از دستاوردهای به‌کارگیری چک لیست است.
وقتی چند فعالیت مختلف باید انجام شوند و بی‌توجهی به یکی از آن‌ها هم می‌تواند حادثه‌ساز باشد، تنظیم چک لیست و به‌کارگیری آن، می‌تواند احتمال بروز مشکلات و سوانح را کاهش دهد.
افزایش کیفیت کارهای موردی و اضطراری
گاهی اوقات کیفیت کارهای تکراری به علت این‌که به عادت تبدیل می‌شوند و ذهن ما هنگام انجامشان، چندان هوشیار نیست، کاهش می‌یابد.
اما کارهای غیرتکراری هم چالش دیگری دارند: ما آن‌قدر آن‌ها را انجام نداده‌ایم که مطمئن باشیم در شرایط ویژه می‌توانیم وضعیت را به‌خوبی مدیریت کنیم.
به این دو مثال توجه کنید:
چند بار در زندگی خود در آسانسور گیر می‌کنیم؟ نمی‌توانیم انتظار داشته باشیم در زمان سانحه یا قطع برق، کسی که داخل آسانسور است دقیقاً بداند که باید چه کارهایی را به چه ترتیبی انجام دهد.
چک لیستی که به دیواره‌ی آسانسور نصب شده باشد، می‌تواند در چنین شرایطی مفید واقع شود.
قرار است یک سخنرانی داشته باشید.
الان که تنش ندارید و فرصت کافی هم در اختیار است، می‌توانید فهرستی از همه‌ی کارهایی را که باید روز سخنرانی انجام دهید، تنظیم کنید. این چک لیست می‌تواند در روز سخنرانی که فشار و تنش بیشتری دارید، به کمک شما بیاید و کمک کند که چیزی را فراموش نکنید و از قلم نیندازید.
شفاف شدن تقسیم وظایف
چک لیستها می‌توانند نقش مهمی در شفاف شدن تقسیم وظایف و نیز در افزایش مسئولیت پذیری داشته باشند.
چک لیست کاملاً مشخص می‌کند که چه کسی باید چه کاری را در چه زمانی انجام دهد و کسی که چک لیست را تکمیل می‌کند، با تیک زدن چک لیست یا امضا کردن زیر آن، تلویحاً می‌پذیرد که مسئولیت تک تک موارد ذکر شده در چک لیست را بر عهده می‌گیرد.
انتقال دانش و تجربه
انتقال دانش و تجربه، یکی دیگر از کاربردهای مهم چک لیست است.
وقتی چک لیست‌های انجام یک فعالیت مشخص را که توسط افراد حرفه‌ای تنظیم شده می‌بینید، می‌توانید نکاتی را کشف کنید که از چشم شما پنهان مانده‌اند.
چک لیست، بسیار شفاف‌تر از توضیحات کلی است و می‌تواند در مستندسازی تجربیات، نقش مهمی ایفا کند.
چند پیشنهاد در طراحی چک لیست
استانداردها و چارچوبهای طراحی چک لیست از سازمانی به سازمان دیگر، از تیمی به تیم دیگر و از صنعتی به صنعت دیگر، متفاوت است.
اما نکات زیر می‌توانند کمک مناسبی برای طراحی بهتر چک لیستها باشند:
- مطمئن شوید که عبارت‌ها و جمله‌های چک لیست، شفاف و واضح هستند و احتمال سوء برداشت در آن‌ها پایین یا صفر است.
- چک لیست باید به شکلی تنظیم شود که مطمئن شوید استفاده‌کننده از آن، نیازی به مراجعه به حافظه‌ی خود ندارد و حتی در لحظاتی که تمرکز ذهنی پایینی دارد، با رعایت نکات چک لیست می‌تواند کارش را با حداقل خطا انجام دهد.
- اگر ترتیب فعالیت‌ها (تقدم و تأخر آن‌ها) مهم است، حتماً باید در تنظیم چک لیست، این تقدم و تأخر رعایت شود.
- اگر مواردی که در یک چک لیست فهرست شده زیاد است، حتماً آن‌ها را به شکلی معنادار تقسیم کنید و برای هر بخش، یک عنوان جداگانه درنظر بگیرید (به عنوان نمونه، تصویر چک لیست هواپیما را در ابتدای همین درس نگاه کنید)
- چه در شکل دیجیتال و چه در فرمت فیزیکی (کاغذی)، جایی را در نظر بگیرید که فرد مجبور باشد آن‌جا را تیک بزند یا تأیید کند. به این شکل، احتمال به‌چشم‌نیامدن یک آیتم یا پریدن از روی آن، کاهش می‌یابد.
- مطمئن شوید کلمات و شیوه‌ی نگارش چک لیست، کاملاً با زبان روز و وضعیت فعلی سازگار است. تنبلی در استفاده از چک لیست، همیشه وجود دارد و اگر بعضی از کلمات یا موارد مطرح شده در چک لیست، با عملکرد واقعی تطبیق نداشته باشند یا تاریخ کاربردشان منقضی شده باشد، بی‌میلی به استفاده از چک‌لیست افزایش پیدا می‌کند (اگر در چک لیست گفته شده که باید پیچی در جایی بسته شود، مطمئن هستید هنوز آن پیچ سر جای خودش هست و می‌توان آن را بست؟)
- چک لیست را در شرایط واقعی تنظیم و کنترل کنید. اگر قرار است یک چک لیست، بارها و بارها استفاده شود، منطقی است آن را در شرایط واقعی تنظیم کنید. بهترین شیوه‌ی تنظیم یک چک لیست برای درست کردن غذا، مصاحبه با آشپز نیست؛ بلکه ایستادن کنار او و فهرست کردن فعالیت‌هایی است که انجام می‌دهد. البته بعداً می‌توانید از او بخواهید چک لیست را ببیند و در صورت نیاز، ویرایش کند.
- هر جا مناسب می‌دانید، چک لیست را به تیک زدن محدود نکنید. شاید مناسب باشد در بعضی بخش‌های چک لیست، کلمه یا عددی نوشته شود. مثلاً در چک لیست تولید محتوای متمم، به جای عبارت «آیا از عکس در داخل متن درس استفاده شده؟»، دو فیلد در نظر گرفته‌ایم که تعداد عکس‌ها و حجم کل عکس‌ها در هر مطلب در آن ثبت می‌شود (با این کار، هم مصور بودن مورد تأکید قرار گرفته و هم مطمئن می‌شویم سایز فایل‌ها مناسب است و در سرعت بارگذاری صفحات، مشکلی پیش نمی‌آید).
نمونه چک لیست هایی که تا کنون در متمم منتشر شده
- برنامه ریزی برای مذاکره (چک لیست گام به گام)
- چک لیست تصمیم گیری برای مدیران (۳)
- چک لیست تصمیم گیری برای مدیران (۲)
- چک لیست تصمیم گیری برای مدیران (۱)
- چک لیست و جدول برنامه ریزی روزانه (+ فایل PDF برای دانلود)
شما چه تجربه‌هایی در زمینه‌ی استفاده از چک لیست در کار خود دارید؟
سری مطالب حوزه مدیریت پروژه های کوچک
The post چک لیست چیست؟ | اهمیت تهیه چک لیست | انواع چک لیست appeared first on متمم.
