روش گردآوری اطلاعات در تهیه گزارش

پیش نیاز مطالعه درس روش گردآوری اطلاعات

• مطالعه‌ درس خرده‌مهارت‌های زیرمجموعه‌ی مهارت گزارش نویسی

از دوستان عزیز متممی انتظار می‌رود پس از مطالعه این درس

• بتوانند نقش و اهمیت اطلاعات را در تهیه گزارش توضیح دهند.
• وقتی از دیگران گزارش می‌خواهند یا برای خودشان یک فرمت گزارش تعریف می‌کنند، حتماً به روش گردآوری اطلاعات هم اشاره کنند.
• وقتی با گزارش‌های مختلف روبرو می‌شوند، به این سوال توجه کنند که شیوه گردآوری اطلاعات تا چه حد شفاف و قابل اتکا است.
• از منابع اطلاعاتی و شیوه دستیابی به اطلاعات، به عنوان فاکتوری برای دفاع از گزارش‌ها و نقد آن‌ها استفاده کنند.

فشار ذهنی هنگام مطالعه نیاز به مشارکت شما کسب و کار زندگی£

مهارت گزارش نویسی شامل خرده‌مهارت‌های بسیاری است که تسلط نداشتن بر هر یک از آن‌ها، باعث می‌شود یک نقطه ضعف جدی در کار ما به وجود بیاید.

یکی از این خرده‌مهارت‌ها، گردآوری اطلاعات است که در بررسی مهارتهای زیرمجموعه‌ی گزارش نویسی به آن اشاره کردیم.

این درس،‌ اختصاصاً به روش گردآوری اطلاعات و اهمیت آن در گزارش‌نویسی اختصاص یافته است.

اجازه بدهید در همین ابتدای بحث به نکته‌ی مهمی اشاره کنیم:

روش گردآوری اطلاعات یک بحث تخصصی است که یادگیری آن نیازمند صرف زمان و تمرین فراوان است.

هم‌چنین بسته به زمینه‌ی کاری شما و موضوع گزارش‌هایتان، شیوه های گردآوری اطلاعات می‌توانند بسیار متنوع باشند.

این درس به آموزش روش های گردآوری اطلاعات نمی‌پردازد. بلکه می‌خواهیم بیاموزیم که جایگاه اطلاعات در گزارش نویسی چیست و چگونه گردآوری اطلاعات را به عنوان بخشی از فرایند تهیه گزارش تعریف کنیم و به‌کار بگیریم.

نخستین نکته‌ای که باید همواره به خاطر داشته باشیم این است که:

اجازه بدهید برای تأکید بر جمله‌ی بالا – با وجود واضح بودن آن – چند مثال را مرور کنیم:

گزارش فروش

در گزارش فروش، مجموعه‌ی پراکنده‌ای از اطلاعات فروش (در قالب گزارش‌های روزانه یا فاکتورهای فروش یا اطلاعات مشابه دیگر) وجود دارد که سرپرست فروش با تنظیم گزارش فروش این اطلاعات را در اختیار مدیران ارشد مجموعه قرار می‌دهد.

گزارش سنجش رضایت مخاطبان یک شبکه تلویزیونی

در چنین گزارشی، مجموعه‌ای از اطلاعات (رضایت فردی) در یک جامعه‌ی چند صدهزارنفری یا چند میلیونی از مخاطبان وجود دارد که تهیه‌‌کننده‌ی گزارش، آن اطلاعات را (طبیعتاً با استفاده از نمونه‌برداری) گردآوری و طبقه‌بندی کرده و در اختیار مدیران شبکه قرار می‌دهد.

طرح کسب و کار

طرح کسب و کار هم گزارشی از شیوه‌ی راه‌اندازی و اداره‌ی یک کسب و کار است و کسانی که قصد راه‌اندازی کسب و کار را دارند، این گزارش را معمولاً با دو هدف تهیه می‌کنند:

• گردآوری اطلاعات مربوط به کسب و کار و سامان‌دهی آن‌ها برای تصمیم گیری بهتر
• ارائه‌ی اطلاعات مربوط به کسب و کار به سرمایه‌گذاران با هدف متقاعد کردن آن‌ها به سرمایه‌گذاری و مشارکت در کسب و کار

هر دو هدف نهایتاً به گردآوری و ارائه‌ی اطلاعات مربوط هستند.

با توجه به این مسئله که محور اصلی هر گزارش، مجموعه‌ای از اطلاعات است، در ادامه به برخی از نکاتی که می‌تواند برای گردآوری و اشاره به اطلاعات مفید باشد اشاره می‌کنیم.

در تعریف قالب گزارش، به روش گردآوری هم توجه کنید

معمولاً برای تهیه‌ی هر گزارش، ابتدا یک فرمت یا قالب کلی تعریف می‌شود و سپس این قالب بارها مورد استفاده قرار می‌گیرد.

یکی از نکاتی که در قالب‌ها فراموش می‌شود، تعیین شیوه‌ی گردآوری اطلاعات است. حتی یک داده‌ی مشخص را هم می‌توان از کانال‌های متفاوتی به دست آورد.

سه مثال زیر تنوع کانال‌های گردآوری اطلاعات را بهتر نمایش می‌دهند:

محدودیت در دسترسی به این درس

دوست عزیز.

نمایش کامل این درس برای کاربران آزاد فعال و کاربران ویژه متمم انجام می‌شود. در صورتی که تفاوت بین کاربرهای آزاد و آزاد فعال و ویژه را نمی‌دانید، می‌توانید به صفحه‌ی زیر مراجعه کنید: انواع کاربران متمم ضمناً لازم به ذکر است که شما با عضویت رایگان به عنوان کاربر آزاد متمم (صرفاً با تعیین نام کاربری و کلمه‌ی عبور) می‌توانید به حدود نیمی از چند هزار درس متمم دسترسی داشته باشید.

همچنین در صورت تمایل، با پرداخت هزینه عضویت، به همه‌ی درس‌های متمم دسترسی خواهید داشت.

فهرست برخی از درس‌های کاربر ویژه متمم را نیز می‌توانید در اینجا ببینید:

فهرست درس‌های متمم

البته از میان درس‌های مطرح شده، شاید بهتر باشد ابتدا مطالعه‌ و بررسی مباحث زیر را در اولویت قرار دهید:

تقویت فن بیان

فنون مذاکره

تحلیل رفتار متقابل

افزایش عزت نفس

مهارت ارائه

اطلاعات بیشتر در مورد ثبت نام سری مطالب حوزه مهارت گزارش نویسی

The post روش گردآوری اطلاعات در تهیه گزارش appeared first on متمم.