گزارش نویسی چیست و چرا به آن نیاز داریم؟

مهارت گزارش نویسی از جمله مهارت‌هایی است که همه‌ی ما بر اهمیتِ آن تاکید داریم؛ اما وقت چندانی را به یادگیری و بهبود این مهارت اختصاص نمی‌دهیم.

این درحالی است که اهمیت گزارش نویسی کمتر از سایر جنبه‌های مهارت ارتباطی نیست و اتفاقاً می‌تواند نقشی کلیدی در رشد و پیشرفت ما، چه در فضای درس و دانشگاه و چه در محیط کار داشته باشد:

با مراجعه‌ی کوتاهی به حافظه و تجربیات خود، می‌توانید مصداق‌های متعددی را از نقش گزارش نویسی در رشد و پیشرفت شغلی به‌خاطر بیاورید.

شاید شما هم از جمله افرادی باشید که این گله را دارند که برخی از همکاران‌شان، با وجودِ فعالیت کم‌تر، به علتِ تسلط بر شیوه‌ی گزارش کردن فعالیت‌ها می‌توانند مُهِم و اثرگذار جلوه کنند و به این شیوه، پله‌های رشد و ترقی را با سرعت بیشتری طی کنند.

اهمیت گزارش نویسی

ما به علت‌های متعددی تصمیم گرفته‌ایم گزارش نویسی را به شکلی جدی در متمم مورد توجه قرار دهیم. از جمله‌ی این علت‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

گزارش نویسی یکی از مهارت‌های مهم در تولید محتوا است و تسلط یا عدم تسلط بر آن، می‌تواند سرنوشت فعالیت‌های وابسته به تولید محتوا (از جمله حضور در فضای دیجیتال و شبکه های اجتماعی) را تغییر دهد.

تهیه‌ی کوچک‌ترین سندهای سازمانی هم نمونه‌ای از تنظیم گزارش محسوب می‌شود و تقریباً هر نوع فعالیت مکتوب در فضای کسب و کار را می‌توان از جنس گزارش نویسی دانست.

کمتر فعالیتی وجود دارد که بتواند در حد گزارش نویسی به رشد و پیشرفت شغلی کمک کند.

مدیران ارشد با ارائه و تنظیم گزارش‌های قوی، هیات مدیره و سهامداران را راضی می‌کنند. مدیران میانی با تکیه بر مهارت گزارش نویسی می‌توانند فعالیت‌های خود را به شیوه‌ای بهتر و اثربخش‌تر ارائه و معرفی کنند و اجازه ندهند که تلاش‌هایشان در میان انبوه فعالیت‌های سازمان گم شود.

گزارش نویسی علاوه بر مدیران ارشد، نیازمند تازه‌واردان و افراد کم‌تجربه در سازمان‌ها نیز هست.

معمولاً سرپرستان و مدیران، فرصت کافی برای تنظیم گزارش‌ها ندارند و از سوی دیگر ترجیح می‌دهند کارهای نسبتاً تخصصی را به سادگی به همکاران تازه‌وارد خود واگذار نکنند.

حاصل این وضعیت، آن است که یکی از نخستین فعالیت‌هایی که به تازه‌واردها تفویض می‌شود، گزارش نویسی است.

این در حالی است که متاسفانه بسیاری از افراد تازه‌وارد، این فعالیت‌ها را به چشم فرصتی ارزشمند نگاه نمی‌کنند و اغلب آن را نمونه‌ای از بیگاری کشیدن مدیران از زیردستان در نظر می‌گیرند (طبیعتاً با چنین دیدگاهی، تلاش چندانی صرف بهبود شیوه گزارش نویسی خود نخواهند کرد).

با این توضیحات می‌توانیم بگوییم بر خلاف تصور اولیه، رده‌های پایین کارشناسی در سازمان‌ها، معمولاً علاوه بر وظیفه‌ی تنظیم گزارش کار روزانه با کارهای پیچیده‌تر مثل تنظیم گزارشهای مدیریتی نیز درگیر می‌شوند.

علاوه بر همه‌ی این توضیحات، حل تمرین در متمم نیز خود نمونه‌ای از گزارش نویسی است و با بهبود این مهارت، کیفیت بحث‌ها و مشارکت در گفتگوها و کامنت‌گذاری در موضوعات مختلف، ارتقا خواهد یافت.

قبل از ورود به اصلِ بحثِ مهارت گزارش نویسی لازم است گزارش را تعریف کنیم. سپس به سراغ انواع گزارش و مراحل گزارش نویسی خواهیم رفت و به جزئیات بیشتری در زمینه‌ی نحوه گزارش نویسی خواهیم پرداخت.

معنای لغوی گزارش چیست؟

گزارش در زبان فارسی از ترکیب واژه‌ی گزار و پسوند ش درست شده است (درست مانند آزمایش، پرورش، نکوهش و مانند این‌ها).

گزار و گزاردن هم معنای متنوعی دارند که دو مورد از آن‌ها به بحث ما نزدیک‌تر است:

• تفسیر و تعبیر کردن و توضیح دادن (مثلِ خواب‌گزار)
• تعریف کردن و مرور آن‌چه گذشته (مثل خبرگزار)

گزارش با این معانی، واژه‌ای کهن محسوب می‌شود و نمونه‌های آن را حتی می‌توان در شاهنامه‌ی فردوسی هم یافت.

در میان برخی فارسی‌زبانان واژه‌ی راپورت و راپور (تلفظ فرانسه‌ی آن) نیز به معنی گزارش، رایج است و حتی ترکیب‌های راپور نویسی و راپور دهی هم با آن ساخته شده و به‌کار می‌رود.

در دوره‌ای که استفاده از زبان عربی در میان فارسی‌زبانان بیش از امروز رایج بود، تقریر کردن هم در بسیاری از نوشته‌ها به‌کار می‌رفت. مثلاً می‌گفتند: چنین تقریر کرده‌اند که…

تقریر امروز هم در زبان تجاریِ عربی، تقریباً معادل Report است و در گفته‌ها و نوشته‌ها هنگام اشاره به گزارش دهی از آن استفاده می‌شود.

تعریف گزارش چیست و به چه کاری گزارش نویسی می‌گویند؟

محدودیت در دسترسی به این درس

دوست عزیز.

نمایش کامل این درس برای کاربران آزاد فعال و کاربران ویژه متمم انجام می‌شود. در صورتی که تفاوت بین کاربرهای آزاد و آزاد فعال و ویژه را نمی‌دانید، می‌توانید به صفحه‌ی زیر مراجعه کنید: انواع کاربران متمم ضمناً لازم به ذکر است که شما با عضویت رایگان به عنوان کاربر آزاد متمم (صرفاً با تعیین نام کاربری و کلمه‌ی عبور) می‌توانید به حدود نیمی از چند هزار درس متمم دسترسی داشته باشید.

همچنین در صورت تمایل، با پرداخت هزینه عضویت، به همه‌ی درس‌های متمم دسترسی خواهید داشت.

فهرست برخی از درس‌های کاربر ویژه متمم را نیز می‌توانید در اینجا ببینید:

فهرست درس‌های متمم

البته از میان درس‌های مطرح شده، شاید بهتر باشد ابتدا مطالعه‌ و بررسی مباحث زیر را در اولویت قرار دهید:

تقویت فن بیان

فنون مذاکره

تحلیل رفتار متقابل

افزایش عزت نفس

مهارت ارائه

اطلاعات بیشتر در مورد ثبت نام

آموزش گزارش نویسی در دوره‌های مدیریتی و دانشگاه‌ها

ممکن است از خود بپرسید با توجه به اهمیت گزارش نویسی و نیاز به گزارش نویسی اداری و گزارش علمی و سایر انواع گزارش‌ها در محیط کسب و کار، آیا در دوره‌های مدیریتی (مثلاً دوره MBA) درس ویژه‌ای به اصول گزارش نویسی و گزارش دهی درنظر گرفته می‌شود؟

تا حدی که ما بررسی کرده‌ایم، اغلب دوره‌های MBA چنین موضوعی را در قالب یک درس مستقل آموزش نمی‌دهند.

البته این مسئله کاملاً منطقی و قابل درک است. اگر قرار باشد مهارتهای مدیریتی تا این حد دقیق و با جزئیات آموزش داده شوند، دیگر نمی‌توان چنین دوره‌هایی را در حد دو تا سه سال، طراحی و اجرا کرد.

با این حال، در اکثر دوره‌های مدیریتی، درسی با عنوان ارتباطات در فضای کسب و کار یا Business Communications درنظر گرفته شده که بخش قابل‌توجهی از آن، به نحوه گزارش نویسی اختصاص دارد و نکات مربوط به تنظیم گزارش در قالب این درس به دانشجویان آموزش داده می‌شوند.

کتابهای گزارش نویسی استفاده‌شده در تدوین این مجموعه

Business and Administrative Communication, Kitty Locker

Writing A Report, John Bowden

Taking Minutes of Meetings, Joanna Gutmann

How to make an IMPACT, Jon Moon

Show me the numbers, Stephen Few

سری مطالب حوزه مهارت گزارش نویسی

The post گزارش نویسی چیست و چرا به آن نیاز داریم؟ appeared first on متمم.