برآورد در مدیریت پروژه | برآورد هزینه، زمان و سایر شاخص‌های کلیدی

پیش نیاز مطالعه درس برآورد در مدیریت و اجرای پروژه

• مطالعه‌ درس مهارت تخمین زدن و برآورد کردن
• مطالعه درس طرح ریزی و بودجه بندی منابع پروژه

از دوستان عزیز متممی انتظار می‌رود پس از مطالعه این درس:

• بتوانند اهمیت برآورد کردن را در پروژه‌های مقیاس کوچک و بزرگ، شرح دهند.
• بتوانند در تصمیم‌گیری‌های مربوط به پروژه، خطای قابل قبول در برآورد را به شکل مناسبی، تعیین کنند.
• بتوانند چهار روش برآورد (Estimation) در پروژه‌ها را فهرست کرده و شرح دهند.

فشار ذهنی هنگام مطالعه نیاز به مشارکت شما کسب و کار زندگی£

ما در فهرست مهارتهای کلیدی، به تخمین زدن و برآورد کردن به عنوان یک مهارت اشاره کردیم.

درک این‌ نکته هم که مهارت براورد کردن (Estimation Skill) می‌تواند مفید و کاربردی باشد، چندان دشوار نیست.

اما وقتی به مدیریت پروژه می‌رسیم، مسئله بسیار جدی‌تر می‌شود.

اگر در تخمین زدن و برآورد کردن هزینه و زمان و سایر فاکتورهای پروژه ضعیف باشید، بعید است بتوانید به یک مدیر پروژه موفق تبدیل شوید.

طرح ریزی و بودجه بندی و نیز کنترل پروژه هم، چنان با تخمین زدن و برآوردن کردن گره خورده‌اند که می‌توان این کار را بخشی از فعالیت روزانه‌ی برنامه‌ریزان و مدیران کنترل پروژه دانست.

اهمیت “برآورد کردن” در پروژه‌های بزرگ

قوت و ضعف در هنر و مهارت برآورد، می‌تواند در موفقیت یا شکست پروژه‌های بزرگ، سهم مهمی داشته باشد:

• مشکل Underestimation: اگر منابع مورد نیاز (از جمله پول، منابع انسانی، زمان) را کمتر از میزان واقعی برآورد کنید، در میانه‌ی پروژه با مشکلِ تأمین منابع مواجه خواهید شد. ضمن این‌که ممکن است نتوانید به تعهدات قانونی و قراردادی و توافق‌های خود عمل کنید. طبیعتاً چنین وضعیتی، می‌تواند هزینه‌های مادی و اعتباری جدی ایجاد کند.
• مشکل Overestimation: اگر منابع مورد نیاز یا زمان اجرای پروژه را بیش از مقدار واقعی برآورد کنید، ممکن است به اشتباه، تصمیم بگیرید به سراغ یک پروژه نروید یا آن را از سبد پروژه‌های خود حذف کنید. ضمن این‌که اگر بخواهید پیشنهاد پروژه را برای یک کارفرما (در قالب استعلامی که انجام داده یا مناقصه‌ای که برگزار کرده) ارسال کنید، این خطر وجود دارد که طرح شما در مقایسه با طرح پیشنهادی سایر پیشنهاددهندگان، کنار گذاشته شود.

ضعف در تخمین و برآورد، از جمله مشکلات و اشتباهات رایج در مدیریت پروژه است و در بررسی بسیاری از پروژه‌های شکست خورده، یا پروژه‌هایی که بر طبق پیش‌بینی جلو نمی‌روند، متوجه می‌شویم که برآورد نادرست و دارای خطا، منجر به کُندی و نیز بروز موانع و چالش‌های جدی در اجرای پروژه شده است.

برآوردن کردن و تخمین زدن در پروژه‌های کوچک

وقتی از مهارت برآورد کردن حرف می‌زنیم، نباید فقط به پروژه‌های بزرگ میلیونی و میلیاردی فکر کنید.

حتی وقتی برای کارهای شخصی کوچک‌تر، مانند یادگیری زبان انگلیسی یا کتابخوانی، و یا برگزاری یک جلسه‌ی کوچک درون‌‌سازمانی، نتوانیم هزینه و زمان و سایر منابع مورد نیاز را به شکل درست برآورد کنیم، به سادگی ممکن است با دردسر مواجه شویم.

اگر کمی با خود فکر کنیم، به نتیجه می‌رسیم که بخش قابل توجهی از خاطرات بدی که از برنامه ریزی داریم، به این علت است که در برآورد کردن، ضعیف عمل کرده‌ایم و حاصل این شده که احساس کرده‌ایم برنامه ریزی، کار ارزشمند و مفیدی نیست.

اگر احساس می‌کنید در نظم شخصی چندان قوی نیستید و سابقه‌ی خوبی در تعهد درونی به حرف‌‌ها و تصمیم‌های خود ندارید، بد نیست این احتمال را هم در نظر بگیرید که شاخص خطا در برآورد، باعث شده از ابتدا هدف‌ها و برنامه‌های غیرواقع‌بینانه برای خود در نظر بگیرید و به تدریج، این باور را در خود تقویت کنید که نمی‌توانید به تصمیم‌ها و برنامه‌های خود، متعهد باقی بمانید.

خطای قابل قبول در برآورد هزینه و زمان پروژه

باید این نکته را به خاطر داشته باشید که برآورد همواره با خطا همراه است؛ اگر چنین نبود، به‌جای برآورد از اصطلاح محاسبه استفاده می‌کردیم.

این را هم باید به خاطر داشته باشیم که معمولاً اگر هزینه‌ی برآورد کردن را افزایش دهید، می‌توانید خطای برآورد را تا حدی کاهش دهید.

اما طبیعی است که لازم نیست خطای برآورد را بیش از حد مورد نیاز، کاهش دهیم و بیهوده، هزینه‌های بیشتری را متحمل شویم.

خطای قابل قبول را بر این اساس تعیین کنید که چه حدی از دقت، می‌تواند برای تصمیم گیری شما در مرحله‌ی فعلی، کافی باشد.

معمولاً به تدریج، با جلو رفتن پروژه، برای تصمیم‌گیری لازم است خطای کمتر و دقت بیشتری در برآوردهای خود داشته باشید.

مثال‌ زیر می‌تواند به درک بهتر توضیح بالا کمک کنند:

بحث تخمین و برآورد در پروژه، آن‌قدر دارای جزئیات و پیچیدگی‌‌های خاص خود است که کتاب‌هایی اختصاصاً در همین زمینه منتشر شده‌اند.

اما هدف ما در این درس، صرفاً آشنایی کلی با مفهوم برآورد و اشاره به برخی ابعاد کلی آن بود.

ضمناً به خاطر داشته باشید که با وجودی که معمولاً در برآورد پروژه، برای درک ساده‌تر مباحث، مثال‌های هزینه و زمان مطرح می‌شود، اما برآورد کردن در همه‌ی حوزه‌های پروژه و سایر منابع (مثلاً نیروی انسانی) نیز کاملاً مصداق دارد و به‌کار گرفته می‌شود.

تمرین

یک نوع پروژه را که می‌شناسید و در اجرای آن (یا واگذاری آن به دیگران)‌ تجربه دارید، مطرح کنید.

سپس بگویید که معمولاً از چه روش‌هایی برای برآورد هزینه و زمان پروژه استفاده می‌شود.

سری مطالب حوزه مدیریت پروژه های کوچک

The post برآورد در مدیریت پروژه | برآورد هزینه، زمان و سایر شاخص‌های کلیدی appeared first on متمم.